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Bluebeam 的主要目的是为人们在建筑项目的设计、建造和移交阶段提供协作的机会。事实证明，在线查看和注释计划和文件，而不是耗费大量时间和成本的物理副本，不仅对私营企业而且对公共部门都有巨大的推动作用。

Building UK 采访了负责监督加利福尼亚州默塞德县当地规划审查的建筑检查员 Charlie Mendenhall，了解他的团队为何在七年前转向 Bluebeam，以及使用该软件对他和同事的工作方式产生了哪些改变能够满足县里的需求。

默塞德县总面积为 5,130 平方公里（1,980 英里2），位于加利福尼亚州弗雷斯诺西北几英里处。默塞德是一个农业中心，加州 90% 的红薯作物都种植在默塞德。因此，该县的大部分建设活动都围绕大型农场和仓库建筑的农业规划应用。传统上，许可证申请是在纸质文件上提交、审查和签署的，但在 2014 年，默塞德的建筑与安全部门采用了 Bluebeam，使施工提交流程完全数字化。

built UK：在开始使用 Bluebeam 之前，您最初想要解决的问题是什么？

门登霍尔：我们有两个问题。首先是缺乏空间来存储我们的纸质计划。第二个也是更重要的一个，与通过不同部门的路由计划导致的延迟和低效率有关。当时，我们需要由分布在三栋大楼（相距数英里）的四个不同部门进行审查。

我们有两种制定路线的方法，它们都有缺点。第一个是向每个部门发送一套并让他们进行审查。这导致多人发送和接收更正和修订，并且有三到四套已批准的计划不匹配。我在这里大部分时间使用的程序是不断审查，直到我们获得批准的一组，然后将其移至下一个部门，直到所有部门最终批准为止。这可能需要几周到几个月的时间。

Building UK：该办公室如何以及为何选择 Bluebeam 进行新流程？

Mendenhall：我们于 2014 年初决定寻找一种转向数字计划的方法。我们当时使用的许可证记录软件正在开发一个用于电子审查的附加组件。但当我们中的一些人参加用户会议以了解更多信息时，我们发现其实施比计划晚了近一年，并且预计成本比我们的预算高出数万美元。在同一次会议上，我们听取了 Bluebeam 代表的简短演示，给我们留下了深刻的印象，后来我们和她坐在一起，了解了更多细节。这些向我们表明，Bluebeam 不仅正是我们所寻找的，而且其定价使我们能够购买所需的所有许可证，并且仍然有足够的剩余空间来购买显示器升级和我们自己的专用服务器。

建造英国：你花了多长时间想出你想做的事情，以及你花了多长时间实施？

Mendenhall：一旦我们找到了该软件，我们就会尽快采取行动。其中大部分工作是通过我们确定参与计划审查的不同部门和 IT 部门所提出的已知问题来完成的。然后我们研究了如何先发制人地解决这些问题，以便当它们被提出时，我们已经得到了回应。这种方法意味着我们从 2014 年 10 月引入 Bluebeam 到 2016 年 1 月 1 日完全建立并上线。

Building UK：您的团队如何共同决定正确的工作流程？

Mendenhall：我工作的建筑部门开发了一个基本的工作流程，可以让我们在没有任何重大问题的情况下开始工作，并将其呈现给其他部门的用户。我还创建了一些说明表来引导用户使用一些常用工具，例如创建图章、创建用户 ID、合并文档等。所有用户都有几个月的时间来使用该软件并就基本工作流程提出建议。当我们上线时，我们已经有了一个良好的系统，可以让事情变得简单，同时确保工作可以及时完成。

构建：您是否为其他团队/项目调整了该工作流程？

门登霍尔：目前还没有。多年来，我一直尝试向其他部门介绍以不同方式使用 Bluebeam 的想法，例如规划土地使用许可证。虽然这个想法得到了积极的反馈，但它从未进入对话阶段。也就是说，我们去年通过将这些部门合并为一个社区和经济发展部门而经历的变化可能会导致我们继续推进这一想法。

built：您是如何为团队开展培训的？

门登霍尔：我为每个部门的审核人员举办了几次培训课程，向他们介绍了基础知识、软件概述和一系列说明材料。我们只会使用会话进行审核，因此我使用实际计划提交文档创建了几个测试会话。工作人员收到了这些的邀请，这样他们就可以像我们现场时一样进去并完成这些工作。这种实践方法让他们熟悉我们开发的软件和程序，同时也让他们确定自己喜欢的屏幕设置。大多数人对此感到满意，因为这给了他们在不中断日常职责的情况下工作的自由。一些员工最终还提出了很好的建议，以修改我们以这种方式使用 Bluebeam 的计划工作流程。

构建：标准化标记或评论的想法如何帮助获得认可？

Mendenhall：我们决定仅使用标注进行更正，并一直这样做到今天。用户能够使用标准注释作为标注来创建自己的工具箱，并根据自己的需要修改其外观，以将其与其他用户区分开来。我们坚持使用标注，因为它们是识别有问题的区域的好工具，可以使用箭头并提供文本框来编写更正说明。它还使我们能够使申请人收到的更正信具有一致的外观，并且可以使用摘要功能轻松创建。

构建：使用 Revu 是否增强了利益相关者（内部或外部）之间的协作？如果是这样，怎么办？

Mendenhall： Revu 无疑增强了内部协作。现在，不同部门之间的沟通更加顺畅，每个人都可以看到对一组提交文件的更正和评论。它还可以节省更多时间，因为评论往往有很多重叠；看到某些内容已经收到更正的用户可以继续前进，而不是重复工作。

从外部来看，体验并不完全相同。我们得到了人们的积极回应，并且很少有关于只接受数字提交的投诉，但通过 Bluebeam 与客户协调的集成仍处于起步阶段。我们努力预测其他部门的问题。其中之一是我们的 IT 人员，他们对通过县防火墙传输文档感到不舒服。为了避免这个问题，我们购买了 Bluebeam Enterprise Server 并托管了我们自己的工作室，但这不允许我们在会话中拥有客户。在疫情期间，当企业服务器停产时，我们过渡到 Bluebeam Studio，多年来，该技术已经发展到我们的 IT 人员对此更加满意的程度。我们希望随着时间的推移，外部合作将会增加。

构建：使用 Revu 后您看到的结果是什么？你能够正式量化它们吗？

Mendenhall：在进行数字化之前，我们对提交后的初步审核的标准响应时间为四到八周。借助 Bluebeam，所有部门完成初步审查、颁发许可证或发送更正的时间最多可缩短至 30 天。大多数时候，我们的运行时间接近两周。

建成：您能估计您的组织节省了多少时间或金钱吗？

门登霍尔：这很难说，因为它更多的是视觉上的东西。十年前的大衰退带来的问题之一是，持续时间太长，我们这个领域的人都退休了，而且由于缺乏培训和就业机会，很难找到替代者。Bluebeam 帮助我们适应了人员较少的情况。我们通过 Bluebeam 成功改善了服务时间，同时始终只使用经济衰退前 60% 的员工来运营。显然，我们对某些事情的完成方式进行了一些其他调整，但 Bluebeam 集成是最大、最重要的，幅度巨大。

已构建：使用 Bluebeam 之前和之后处理的额外文档数量如何？

Mendenhall：建筑业每年都在增长，而且我们的加工量一直在增加。我们有点惊讶我们在大流行期间没有受到太大的打击。我们原以为它会几乎陷入停滞，但它似乎只是以稳定的速度继续前进。

建成：数字化使用的纸张（或估计的打印成本）减少了多少？

门登霍尔：金额相当高。我们在实施早期（Bluebeam 之前）自愿提交数字集时立即受到了客户的感谢，而只需要印刷集数量的一半。我们地区的许多建筑都是用于农业用途，通常使用预制钢结构建筑。使用这里的平均成本来打印初始提交的文件，对于一些简单的事情来说，起价至少为 500 美元。由于工作人员的时间、重新提交集和打印等待时间，大多数项目花费了数千美元与物理集相关的成本。我认为可以肯定地说，自从我们开始使用 Bluebeam 以来，每年已经节省了数十万美元。我想在农村地区较少的地区，许可证数量较多的地区很容易就会有数百万。