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2016 年，在北美所有城市中塔式起重机最多的城市中，西雅图市在采用创新建筑技术方面处于有利地位，而该市新的建筑规划审查员 Caelen Ball 知道如何交付它。

然而，Ball 听说他的新工作地点西雅图建设和检查部 (SDCI) 没有使用 Bluebeam 的标记和数字协作软件。相反，该部门在单独的文本编辑器文档中传达计划更正。他知道需要做些什么才能更好地服务于他家乡的建筑环境。

从那天起，Ball 说他致力于“铺砖”，让他的新同事相信 Bluebeam 的魔力，在他年轻的工程职业生涯中，他已经习惯于在以前的职位上使用它。

鲍尔的顽强最终得到了回报。今天，在 Ball 加入该市审查和批准所有建筑施工的团队六年多之后，Bluebeam是这个拥有 430 名员工的部门运营的核心，该部门每年允许进行价值约 40 亿美元的建筑活动。

然而，从用于计划审查的孤立的、写信的方法过渡到 Bluebeam 的简化的 PDF 标记和数字协作生态系统并不是一蹴而就的。这也不容易。

这是一个长达数年的过程，涉及持续不断的领导层说服和支持；Bluebeam 2018 年用户大会的身临其境之旅；精心设计的可行性研究；Ball 表示，微妙的全面实施和过渡仍在进行中。

COVID-19 大流行给西雅图市带来了这个令人难以置信的数字化转型时期，它在 2020 年 3 月让所有员工无限期地在家工作。

更重要的是，在大流行的最初后果中，西雅图对建筑计划批准的需求意外飙升，因为居民在封锁期间利用创纪录的低利率进行房屋改建和翻新项目，使该部门在努力进行审查和批准时负担重重它的 Bluebeam 过渡。

这座城市度过了难关。现在 Bluebeam 正在为西雅图支付大量红利，据鲍尔说，他现在是该部门的电子计划审查产品经理，并担任 Bluebeam 项目实施的正式战略顾问。

Ball 说：“在 2022 年的前六个月，我们批准的复杂施工许可证比前六个月多 20%”，这是在 Bluebeam 全面实施之前。“我们的新系统的通信质量非常高，以至于我们正在做更多的事情——我们正在更快地获得‘批准’。”

转变范式

每个建设项目都需要政府批准，以确保拟议的开发符合结构标准和其他当地分区法规和法律。在建筑行业最初的数字化转型之前，像西雅图这样的城市将接受、管理和批准成卷的纸质计划文件作为这一过程的一部分。

在电子计划成为主流和必需之前，每个计划集都会通过不同的审批部门，从而导致从住宅改建到商业办公楼的各种建筑项目的人工、手写标记和审查的艰苦过程。

Ball 表示，SDCI 负责审查和批准计划文件，直到 2016 年左右，它一直在这种基于纸张的模式下运作。“在那之前，如果申请人想提交纸质计划，他们会收到这些大型建筑卷，”鲍尔说。“我们有人将他们从一个办公桌送到另一个办公桌。这是非常低效的，因为你一次只能让一名审阅者审阅他们桌上的计划。”

2016 年初，该部门完全转向只接受数字计划文件。现在，计划不再以数字 PDF 的形式出现在大型数据仓库中，而不是进出部门审查的大量纸质文件。“然后我们的审阅者只是一次一个地单独下载计划集，”鲍尔说。“然后他们会使用文本编辑器……他们会在文本编辑器中描述图纸中的问题。”

Ball 表示，从那时起，当审稿人在文本文件中输入完评论后，一个小的自动化元素就会启动——以电子邮件的形式，将信件文件作为附件发送给申请人。该文件还将存储在许可证的电子记录中。

尽管如此，尽管比之前的纸质流程有所改进，但 Ball 表示，这种数字计划审查系统还有很多不足之处，首先是其孤立的性质以及由于必须关联一份数字文档（提交的施工计划）而导致效率低下到另一个（单独的，基于文本的更正信）。

鲍尔知道有更好的方法——因为他亲身经历过。

在搬到西雅图市工作之前，鲍尔曾在一个较小的司法管辖区工作，该司法管辖区使用 Bluebeam 进行计划审查流程。在 Bluebeam 中，不需要单独的基于文本的文件；每条评论和更正都以标记的形式直接输入到计划文档中。Ball 说，“Bluebeam 解决了”必须将一个数字文档关联到另一个数字文档的问题。“它将所有内容都集中在一个计划集上，并让客户非常清楚。”

里程碑式的举动

Ball 表示，自从第一次加入 SDCI 以来，他就坚信 Bluebeam 的优点，尤其是Revu 中的Studio Sessions，它允许多个合作者实时审查和标记计划文件。但城市部门的规模和结构会使任何技术转型和实施都是一个漫长的过程。

鲍尔说，文件需要在该部门的四个不同部门进行审查，当时该部门有 380 人。从其当前的信件书写系统过渡到 Bluebeam 不仅从技术的角度，而且从变革管理的角度来看都是具有里程碑意义的。

Ball 说，该部门的领导很少不同意 Bluebeam 是促进计划文件审查的最佳方式。这只是找到合适的机会和方法来引入该技术而不中断其日常运作的问题。

到 2018 年，在将这个想法推给部门领导几个月后，Ball 表示转变的势头开始形成。这足以让一个小型部门特遣队前往德克萨斯州奥斯汀参加 Bluebeam 的年度用户大会XCON。在那里，Ball 说他的同事们对 Bluebeam 可以为该部门做些什么的热情达到了顶峰。

“我们在 XCON 上看到了私营部门使用该软件所做的所有非常酷的事情，”Ball 说，“主要是在施工方面——利用自定义状态、自定义层来更好地完善您的摘要报告和您的可交付成果以及类似的东西”

然而，尽管 XCON 透露了一些信息，但西雅图仍未准备好推进其 Bluebeam 实施。直到 2019 年 12 月，该部门才采取下一步措施评估实施 Bluebeam 的可能性。

Ball 表示，该部门的领导决定由外部顾问发起一项可行性研究，以获得最终的验证和如何进行转型的方向。

到 2020 年春末，这项研究证实了鲍尔所说的他一直都知道的事情：Bluebeam 有效，而且效果很好。到 2020 年秋天，该部门被出售。它将在 2021 年初开始全面实施 Bluebeam。

渡过难关

就在西雅图市即将一头扎进评估和实施 Bluebeam 时，它遇到了一个重大的曲线球：COVID-19 大流行。

2020 年 2 月，该病毒才刚刚开始成为美国的重大新闻——尤其是在太平洋西北部，据信在西雅图附近的华盛顿州柯克兰发生了首例已知的 COVID-19 死亡病例。“就在那之后的几天，没有人送孩子上学，整个城市实际上都关闭了，”鲍尔说。

Ball 和部门的其他成员被派去在家工作，他们最初以为是一个月。突然之间，不得不进行重大技术和流程改革的挑战似乎并不那么令人生畏，因为鲍尔说他和他的同事们担心他们的工作，因为他们预测这种流行病会导致城市的建设枯竭。

然而，随着大流行最初几个月的过去，对工作保障的担忧完全转变为对该部门将无法应对令人震惊的新挑战的担忧：对新建筑和建筑的需求飙升。

建筑需求没有在大流行的最初几个月消散，而是激增。困在家里，更多西雅图地区的居民借此机会开始了房屋改造和翻新。鲍尔所在的部门突然遭到猛烈抨击。“我们受到了大量需求的冲击，”鲍尔说，“只是大量需求。”

流行病、需求激增以及近 400 人的部门长期（且不确定）在家工作这三者并没有阻止其领导层继续推进 Bluebeam。更重要的是，该部门的领导决定同时在其所有五个部门全面实施 Bluebeam。“我们不会采取分阶段的方法，即一个部门或一个审查小组开始使用 Bluebeam，”Ball 说。“它变成了瀑布式部署。”

为了使如此庞大的部署的复杂性更易于管理，该部门成立了一个由包括 Ball 在内的特别顾问组成的委员会来领导 Bluebeam 的实施。每个部门都有自己的特殊 Bluebeam 顾问。

2020 年的大部分时间都花在购买 Bluebeam 许可证和标准化该部门新系统的软件功能上——创建自定义配置文件、工具集等，以适应该部门理想的工作流程和审查标准。它还通过 Microsoft Teams 为每个部门建立了沟通渠道，专门用于管理 Bluebeam 过渡和现场培训查询。

Ball 表示，最初启动 Bluebeam 的速度是故意放慢的。“早期，我们试图让人们变得更加草根，并开始熟悉 PDF 阅读器而不是完全使用它，”他说。“我们还没有使用云，我们仍然在打字，但我们总是在 PDF 阅读器上审阅信件。” 与此同时，该部门还与真实客户进行了一些简单的试点审查项目，以测试和迭代新计划审查流程。

然后，战略顾问委员会开始要求部门同事开始将 Bluebeam 作为他们的默认 PDF 阅读器，而不是 Adobe。该委员会还设立了午餐学习会议，以启动基本的 Bluebeam 培训。鲍尔说：“我们希望在进入全面培训之前积累一些经验，”最终在 2021 年秋季和初冬进行。

该部门的正式 Bluebeam 培训非常全面。顾问委员会创建了一个内部 SharePoint 资源 Bluebeam Central，其中包括超链接资源、视频和指南，用于将软件与部门标准化的所有自定义工具和功能一起使用。该部门部署了具有 Power Automate 功能的 Microsoft Forms，这样如果有人遇到问题，他们可以将其提交给顾问委员会以获得支持。该委员会还创建了广泛的就业援助。 

“从上线后的第二天起，我们就非常努力地支持我们的员工并衡量制作水平，”鲍尔说。 

Ball 说，目标是在完成所有高级培训后，该部门在 2021 年最后一个季度在 Bluebeam 上全面运作。在因审查工作量而出现一些适度延迟后，西雅图市于 2022 年 1 月开始在 Bluebeam 上运行。

改变游戏规则的技术

对于 Ball 来说，2022 年已经到来很久了。自加入该部门以来，他对 Bluebeam 对西雅图市的影响的愿景一直很明确。现在这已经成为现实，他和过渡委员会的其他成员不知疲倦地努力应对重大技术和工作流程改革后不可避免的问题。

正如 Ball 所说，该部门在 2022 年的大部分时间里都在继续“分类”，帮助不同部门中仍在遵守新的 Bluebeam 计划审查系统的人员，到 2022 年年中，该系统现在已用于所有新的审查提交代替以前的写信系统。

随着过渡后的数周变成数月，鲍尔表示，这项投资开始显示出一些成功的盈利指标。

“到 4 月 [2022 年]，您可以看到我们的吞吐量表现良好，实际上开始增加，”Ball 说。“然后到 7 月 [2022 年]，数字开始显示出感觉非常非常棒的事情。”

现在，每当有一套新的规划文件提交给城市审批时，就会发生以下情况：

• 申请人向该市面向公众的 Accela 在线门户网站提交计划文件；然后，这些文件存储在城市的数据仓库中

• 完成一些初步筛选和收费后，申请人的计划文件将被复制到 Bluebeam Studio Session 中，供部门进行一系列审查

• 审阅者每天都会分配 Accela 工作流程任务，其中包括一个会话代码，供他们加入以启动审阅，与其他审阅者实时标记图纸

根据 Ball 的说法，西雅图与 Bluebeam 一起蓬勃发展，更快、更有效地完成审查，并且改善了与申请人的沟通和关系。

尽管如此，向 Bluebeam 的过渡仍在进行中——并且可能是一个永久的过程，因为该部门将继续学习新功能并因此创新其审查流程。随着工作流范式的不断更新和用户对 Bluebeam 的适应，Ball 仍然是管理该项目支持的唯一战略顾问。 

现在，在六年旅程的另一端，鲍尔说他为取得的成就感到自豪。作为土生土长的西雅图人，Ball 对这座城市作为现代技术思想和创新堡垒的声誉充满热情。毕竟，这座城市是上个世纪两家最具标志性的科技公司亚马逊和微软的诞生地。

Ball 说，他认为该市对 Bluebeam 的实施和使用是延续这一卓越技术传统的另一点自豪感。

“西雅图一直是一座面向未来的城市，”鲍尔说。“它源于1962年的世界博览会，主题是21世纪博览会。Bluebeam 是我们行业需要的那种 21世纪技术——不仅在市政规划审查方面，而且在整个建筑、工程和建筑行业。Bluebeam 帮助我们实现我们的宗旨声明：帮助人们建设一个安全、宜居和包容的西雅图。”